Almacenar archivos importantes fuera de su Empresa es un asunto de gran importancia. Debido a que este servicio se considera un centro de costos y no de utilidades, el almacenamiento externo es una elección basada en la necesidad. Si dicha necesidad existe, se toma la decisión.
Desde ARCHIVOS DOTT S.R.L. hemos analizado y desarrollado un Sistema Integral de Depósito y Custodia para todo tipo de productos. Conozca nuestras alternativas:
1) Gestión Integral de Documentos
Los servicios de ARCHIVOS DOTT S.R.L. cubren la gestión de documentos físicos y electrónicos a través de todo el ciclo de vida, desde la recolección hasta la destrucción asegurada (Expurgo).
Proporcionamos servicios completos de Gestión de documentos desde su personalizado "Centro de Procesamiento de Archivos", permitiendo que cada cliente posea un moderno proceso de Administración optimizando el valor de su documentación a través de una ágil y accesible recuperación. Este servicio incluye:
- Diagnóstico y análisis técnico del ciclo de vida útil del flujo de los documentos.
- Provisión de cajas-contenedores (propiedad del Cliente): éstas pueden permanecer Cerradas (precintadas solo para recuperación específica) o Abiertas (para consulta y recuperación periódica).
- Retiro, transporte y trasvase de la documentación (una vez listos desde la Empresa cliente).
- Procesamiento e indexación de la documentación.
- Clasificación del material según los criterios más convenientes (alfabética, numérica, cronológica).
- Almacenamiento de la documentación.
- Inserción de documentación adicional (sólo personal capacitado y autorizado accede a la zona de archivo).
- Seguimiento, control y gestión de la documentación (notificación de los movimientos realizados, como ingreso, consulta, devolución, etc).
2) Digitalización y Consulta Electrónica
La Digitalización permite el acceso informático a todos los archivos procesados desde cualquier dispositivo. Esta herramienta permite un control detallado y preciso de los documentos procesados.
Nuestro Sistema provee soluciones seguras para la captura digital, la consulta y el procesamiento de documentos físicos de su archivo. Los sistemas utilizados permiten integrar cualquier tipo de documentos, permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente, independiente de su origen. Este método es una solución adaptable a diferentes plataformas de base de datos.
Le ofrecemos todas las posibilidades de servicios: digitalización desde su oficina o en nuestro Centro de Procesamiento de Archivos, en documentos simple y doble faz, para distintos tamaños de papel, encarpetados, abrochados o encuadernados, incluyendo un servicio de trabajo previo necesario para realizar la captura de imágenes.
También capturamos en forma automatizada y precisa información y datos contenidos en formularios, como encuestas, cuestionarios, planillas de control o evaluación, logrando un aumento de la productividad y reducción de costos para su Empresa.
3) Expurgo y Destrucción Asegurada
ARCHIVOS DOTT S.R.L. garantiza que, una vez cumplida la vida útil de la documentación, se procede a la destrucción confidencial y fiable de la misma.
Los Servicios de Administración, Gestión y Guarda de documentos nos permiten identificar los períodos de validez que se han establecido a través del cual nuestros clientes son notificados y pueden autorizar el proceso de expurgo, una vez finalizado este procedimiento recibirán el correspondiente certificado de destrucción.
Las etapas de la Depuración son las siguientes: la selección de la documentación, registro de la baja, trituración individual y reciclado del papel.